こんにちは、毛糸です。
私は決算支援コンサルタントとして大企業の経理支援をしています。
毎期の作業の中で、1つのタスクに30時間もの工数がかかっていた、繁忙期の悩みのタネになっていたExcel作業がありました。
大量のcsvファイルを一つ一つ開き、必要な加工をし、集計した上、他の資料と照合するというもので、かねてから決算作業の中で最も嫌な作業として扱われてきました。
しかし、私はこの作業を10時間まで圧縮することに成功し、67％の業務効率化を達成しました。
今回は30時間の作業を1/3に圧縮できた3つの理由についてまとめます。
マクロを導入した（VBAプログラミング）
30時間の作業を1/3に圧縮できた1つ目の理由は、Excelマクロの導入です。
マクロとは、Excelの手続きをコンピュータに記憶させ、処理を自動化することが出来る機能です。
私が取り組んでいた作業は大量のデータを開き、加工し、集計する必要がありました。
扱うファイルが膨大であったため、30時間（8時間勤務で4日弱かかる）という工数のかさむ作業です。
しかし、手続自体は簡単で、かつ、似た作業の繰り返しで構成されていました。
こんなときに役立つのがExcelマクロです。
マクロを用いると、手続きのパターンをExcelに覚えさせ、大量のデータを処理するプロセスを自動化することが出来ます。
もちろん途中で人の目が必要な部分や、判断を伴う箇所がありましたが、そういった部分を適切にExcelに伝えておくことで、人と機械が共同して作業を行うプロセスを確立できました。
Excelマクロの導入によって、30時間の作業のうち15時間が削減できました。
ExcelマクロはVBA（Visual Basic for Application）というプログラミング言語によって作ることが出来ます。
今話題のプログラミングに興味があるという方は、日々の業務の効率化に結びつくVBA（Excelマクロ）を習得することで、高い費用対効果が得られますので、是非チャレンジしてみてください。
業務の抜本的な見直しを行った
30時間の作業を1/3に圧縮できた2つ目の理由は、業務の見直しです。
私がこの業務を担当することになったとき、この業務が本当に必要なのか、別の視点から同じ効果が得られないか、もっと速く行う方法はないかを、注意深く検討しました。
マクロの導入はこうした視点から得られた解決策の1つです。
他にも、既にある別の資料を参照することで業務そのものをスリム化したり、複雑な数式が組んであるワークシートをシンプルな設計にしたり、「あればベター」な部分を思い切って廃止するなどの見直しを行いました。
業務を批判的に見つめ直すことにより、削減・効率化が出来る余地が見えてきます。
業務の見直しによる削減時間は3時間ほど、作業の10％を削減できました。
マニュアル化を徹底した
30時間の作業を1/3に圧縮できた3つ目の理由は、マニュアル化の徹底です。
この業務は大量のデータをミスなくさばく必要がありましたが、従来はミスが混入しがちで、手戻りが多く存在していました。
そこで私が行ったことが、業務のマニュアル化です。
作業内容を記録し、無駄が生じないように並び替えて効率化を図りました。
業務プロセスをチェックリスト化することによって、作業の抜け漏れを回避することが出来ました。
この取り組みによってミスや手戻りが劇的に減り、毎期の作業が2時間は圧縮されました。
まとめ
繁忙期の悩みのタネだった30時間のExcel作業は、
- VBAマクロの導入
- 業務の見直し
- マニュアル化
によって時間が1/3に削減されました。
特にマクロの利用が大きかったですが、昨今の働き方改革や仕事効率の向上のため、プログラミングを勉強することの意義は大きいと思います。
皆さんも是非、スキルを身に着け自分を忙しさから開放させてみてはいかがでしょう。