こんにちは、毛糸です。
4月に新年度を迎えたと会社はいま、決算で大忙しです。
私も決算支援コンサルタントとして働いていますので、この時期は業務負荷が高まります。
今回は、そんな繁忙期を少しでも楽にするために、私が実践していることについてまとめます。
業務スケジュールを立てる
繁忙期を楽にするためにまずすべきことは、プロジェクトが始まってすぐに、自分の業務スケジュールを立てることです。
自分のタスクの総量と、プロジェクト期間中に投下できる標準時間（私の場合は1日8時間）を日次で整理し、両者の差をとって業務負荷の目安とします。
私はプロジェクト期間中のタスクを細分化して認識しており、それぞれのタスクがどれくらいの時間で終わるかの見積もりを持っています。
その見積もり作業時間を日次でスケジューリングし、投下できる時間（=定時勤務時間）との差を計算することで、いつ・どれだけの残業が必要になるかを事前に把握します。
これにより、業務に対する漠然とした不安が解消され、日々「今日はこれさえ終わらせれば良い」という状態を維持することで、精神的消耗を抑えることができます。
私は今回の繁忙期について「業務スケジュール」を立てたところ、44時間の残業が必要であると判明し、43営業日に忙しさのピークを迎えることがわかりました。
忙しさを定量的に把握しておくことで、これからどういった対処をすればよいのかがわかるので、とても安心します。
プロジェクトの性質によっては、前もって所要時間を見積もることが難しいかもしれませんし、これまで業務時間の測定を行ってこなかったかもしれません。
しかし、業務時間の測定は精神衛生上、大変有用ですから、この機会に時間測定を開始してみることを勧めます。
まずはざっくりと、この業務に大体何時間、というふうに時間を測りましょう。
この繁忙期に、自分に与えられた業務がどのくらいの量で、各タスクにどれだけの時間がかかったかを記録してみることで、次回の繁忙期がとても楽になるはずです。
繁忙期を効率的に乗り越えるコツは、「プロジェクトマネジメント」というスキルの中に見つけることが出来ますので、興味がある方は勉強してみてください。
業務をコントロールする
繁忙期に少しでも楽にするために心がけることの2つ目は、立てたスケジュールをもとに業務をコントロールすることです。
作業の着手前にスケジュールを立てる段階で、これは危なさそうだ、時間が足りなくなるかもしれない、といった予測が立てられるようになります。
新しい事象が発生したときは、要注意です。
自身の業務遂行にリスクを識別したら、速やかに上司やクライアントと協議し、必要な対策を講じます。
大事なことは「勝てる勝負しかしない」という気構えを持つことです。
業務管理のノウハウをわかりやすく解説する良書『外資系コンサルが教えるプロジェクトマネジメント』では、連戦連勝を飾ったナポレオンのことを「勝てる勝負しかしなかったからだ」と分析しており、勝負を勝てる状態に持っていくことの重要性を説いています。
認識したリスクや業務負荷に対して、それを削減したり、効率化のためのツールを使ったり、人を増やしてもらったり、タイミングをずらしてもらうなどして、業務負荷の低減を図りましょう。
リンカーンはこういう名言を残しています。
もし8時間、木を切る時間を与えられたら、そのうち6時間を私は斧を研ぐのに使うだろう。
日本にも、段取り八分、という言葉があります。
これらの言葉は、事前のスケジューリングや準備が成功のためにいかに重要かを端的に表しています。
私は今回の繁忙期に44時間の残業が必要になりましたが、関係者との交渉や、タスクのタイミングの調整、業務の統合・効率化などの準備をすることで見積もり残業時間を10分の一にまで圧縮することが出来ました。
スケジュールを立て必要な策を講じることで、繁忙期の負担は劇的に減ります。
チェックリスト
繁忙期を楽にするための3つ目の施策が、チェックリストの活用です。
チェックリストというと、よそから「作れ！」と言われて嫌々ながら埋めるもの、という印象があるかもしれません。
しかし、チェックリストは業務の安全性と効率性を高める素晴らしいツールです。
私は時間のかかる業務について、作業手順を並べたチェックリストを自作しています。
手順を書き出しチェックリスト化することで、
- ミスが減る
- 判断が減り疲れにくくなる
という2つのメリットがあります。
チェックリストを使って業務が劇的に改善されたという私の経験談は、別の記事で詳しく述べているので、合わせてご覧ください。
参考記事：チェックリストで仕事が劇的に楽になった件
よく休む
繁忙期に楽にするために必要なことの4つ目は、休息です。
繁忙期に疲れてしまうことは、もはや避けようがないことです。
なので、疲れを翌日に繰り越さないよう、回復させるための意識が不可欠です。
そもそも休む時間もとれなくなるのが繁忙期ですが、それでも仕事が終わったら真っ直ぐ帰宅しましょう。
家族との団らんでMPを回復しつつ、良質な食事と睡眠でHP回復に努めます。
食事の準備にはあまり手間をかけず、外食や中食を利用して、可能な限り手間を少なく栄養を取るのが良いでしょう。
多少お金がかかりますが、健康維持のためには必要な投資と割り切ります、残業代で取り返せるのですから。
また、個人的に一番効果があるのが昼寝です。
昼寝に10分でいいので、目を閉じ体を休めましょう。
午後の生産性が格段に上がります。
私もどんなに忙しくても必ず昼休みに昼寝の時間を確保しています。
繁忙期には休息が不足しがちですが、食事や睡眠に気を使い、なりふり構わず体力回復に努めましょう。
ポモドーロ・テクニック
ポモドーロ・テクニックとは、25分の作業集中と5分の休憩を繰り返す時間管理術です。
参考記事：ポモドーロ・テクニック：世界が実践する時間管理術はこうして生まれた
人間の集中力は訓練された人でも90分が限界と言われています。
ポモドーロ・テクニックで短期の集中と休憩を繰り返すことで、作業効率を落とさずに仕事に取り組むことができ、また疲労も感じづらくなります。
休憩の5分にはストレッチをしたり立ち上がって体を動かすのが良いです。
気分が乗っていて、集中を途切れさせたくないという思いに駆られますが、この5分休憩が生産性を維持しますので、思い切って休むことを勧めます。
私はこの休憩の間に、次の作業に使う資料を取りにいくなど、気分転換にもなる準備をすることもあります。
大切なのは一度緊張の糸を切ってリフレッシュすることです。
繁忙期は長丁場になるので、短期的な生産性を重視するあまり、長期的な疲労を残してしまうのは避けるべきです。
まとめ
繁忙期を少しでも楽なものにするために私が行っている5つのことについてまとめました。
- スケジュール
- コントロール
- チェックリスト
- 休息
- ポモドーロ
忙しい時期というのは避けがたいものですが、創意工夫でなんとか乗り越えていきましょう。
是非あなたが実践している方法も、SNSで教えてください。