こんにちは、毛糸です。
先日こんな記事を書きました。
>>つらい繁忙期を少しでも楽に乗り越えるための対策5つ
この記事の中で、繁忙期を楽にするためには、業務チェックリストを作成することが有効だと述べました。
今日も私は自作のチェックリストを使って、業務を効率的に進め、4/23日現在で、既にゴールデンウィーク後が期限の仕事にも着手できました。
今回はチェックリストの効果について考えてみたいと思います。
チェックリストの効果その1：ミスが激減した
チェックリストを使って感じた効果の1つ目は、ミスが圧倒的に減ったということです。
私はそそっかしい性格で、細かな部分に気が回らないことが多々あり、以前は先輩から細かな指摘を何度も受けていました。
しかし、作業手順をチェックリスト化し始めてからは、こうしたミスが劇的に減りました。
作業をチェックリストにすることで、必要な作業を漏れなく実施することができ、作業の安全性が高まります。
もちろん、最初から完璧なチェックリストは作れませんから、作業を進めていく中で、チェックリストに足りない項目が出てくることがあるでしょう。
しかし、そういう場合も、チェックリストを更新し続け改善していけば十分です。
最初はざっくり手順をまとめ、徐々に細部を詰め、セルフチェックのポイントなどを織り込んでいきます。
なんども作業を繰り返し、ときにはミスにぶつかることで、チェックリストの汎用性が増していきます。
こうして作り上げたチェックリストを使い、その通りに作業することで、作業の抜け漏れが防止でき、自然と業務の安全性が高まります。
チェックリストの効果その2：判断に疲弊しなくなった
チェックリストを使って感じた効果の2つ目は、判断の余地がなくなり疲れなくなったということです。
判断や意思決定は、脳を酷使します。
これは正しいか？見逃しはないか？確認は十分か？
と考えながら作業するのは、大変消耗します。
しかし、チェックリストを作っておけば、必要な手順や確認は、リストをなぞっていけば自然と満たされますから、判断が介在する余地が少なくなってきます。
チェックリストを使うことで、タスクを「単純作業」に近づけられるので、スタミナを減らさずに仕事を消化できるようになります。
チェックリストを使うと成長できない？
これをお読みの方のなかには
頭を使ってこそ成長できる！チェックリストなんか使って楽しようとするな！
と考える方もいらっしゃると思います。
確かにチェックリストは業務を機械的に処理するのに近く、判断の余地を小さくするため、「頭を使う」ことが少なくなります。
しかしこれこそがチェックリストのメリットであり、繁忙期を楽に乗り越えるためのキモでもあります。
繁忙期は仕事で及第点とるだけでも疲弊しますから、なにもこの辛い時期に成長を敢えて志向しなくてもよいのではないでしょうか。
業務に必要なスキルは、繁忙期を乗り越える中で自然に身につきます。
チェックリストは必ずしも必要でない（価値を産まない）仕事を効率化するためのツールですから、チェックリストを使うと成長しない、というのは的はずれな気がします。
成長につながる挑戦は、余裕のあるときにしたらよいのではないでしょうか。
チェックリスト化するほど単純じゃない？
これをお読みの方のなかには
私の仕事は複雑でチェックリスト化できない！
という人もいるかもしれません。
もちろん、業務が複雑で、様々な資料や関係者とのやり取りを経て達成される仕事は、チェックリスト化しづらいようにも思います。
ただ、業務の理解と整理が出来ていないためにチェックリスト化出来ないというのは別にして、業務の複雑性を理由にチェックリストが作れないという人は、チェックリストを細かく作ろうとしすぎではないでしょうか？
チェックリストは、作業ひとつひとつを記載する必要はありません。
もっとざっくりと、自分の行動を振り返るのに使えるレベルのアバウトさでも十分機能します。
例えば、私が使っているチェックリストは、こんな内容です。
□過去の改善や課題はクリアしたか？
□当期の会計数値は前記と比べて異常でないか？
□手順書の内容は遵守したか？
□エクセル関数や範囲に誤りはないか？
□資料にコメントした通りの確認をしたか？
このように、個別具体的な作業に触れなくとも、チェックリストを確認することでミスが防げれば、ざっくりとした内容で十分なのです。
肝心なことは、そのチェックリストを埋めることで、リスクが潰せるようなチェック内容になっていることなのです。
まとめ
チェックリストには2つのメリット、
- ミスが減る
- 疲れが減る
があることを述べました。
チェックリストを使うことで、仕事の能率が上がり、繁忙期を少しだけ楽にすることができます。
自分の性格や業務内容に合ったチェックリストを作って、仕事を効率化してみてはいかがでしょうか。