相手の言うことをいちいち疑って確認をとっていたら、時間とコストがかかり、組織運営のスピードが失われます。
変化の激しい現代においてビジネスで勝ち残るためには、「疑うことはコスト」と考えて疑いを排除することで、迅速な意思決定をする必要があります。
とはいえ、自分が作業している中で、他者の仕事や成果物に疑義を抱いてしまう場面は多々あります。
今回はそういうシーンに出くわしたとき、他者を疑う前に確認すべき5つことについて、まとめてみたいと思います。
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関連する文書やルールを確認する
企業には業務上のルールがあり、それを文書化している場合があります。
大企業であれば内部統制の観点から業務ルールが明文化されていることが通常です。
もし他者の仕事に疑わしい部分を見つけたら、まずその業務に関するルールや文書を確認しましょう。
もしかしたら、その疑いは自分の理解が不十分なことに由来しているかもしれません。
人を疑う前に、まずルールを確認し、あるべき業務がどういうものであるかを確かめましょう。
同じロジックで再実施する
他者の仕事の結果が疑わしい場合、同じ前提条件でもう一度作業を振り返ってみると、自分の思い過ごしや誤解が解けることがあります。
他者の仕事に何らかの疑義がある場合、それはヒューマンエラーであることもあれば、自分の知らない手続きをしているのかもしれません。
時間はかかりますが、可能な限りで同様のロジックで再実施することで、本当に他の人がミスをしているのか、それとも自分の勘違いやケアレスミスによるものなのかが判別できます。
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以前に同じ状況や類似例がないか確認する
他人の仕事の結果がいつもと違う場合や、不自然な点がある場合、以前に同じ状況が起こっていないか、類似の例がないかを確認しましょう。
ビジネス環境が目まぐるしく移り変わる現代とはいえ、ルーティンワークであれば全く新しい状況が頻発するようなことはそうそうありません。
もし他者の仕事に疑わしい部分や不明点があったら、同様の状況が以前にも起きていないかを確認し、類似の状況を探しましょう。
もし同じような状況が起きていれば、今回も同様に対処することで問題を解決できるかもしれません。
日を置いて再度考える
もし「これは上流工程の担当者のミスでは……」と疑わしい状況に出くわしても、すぐにその人を問いただすのは良い方法とは言えません。
相手は自分の仕事を否定されたと思ってしまいますし、確認のために手を止める必要が出てきます。
もしすでに述べたような確認を行ってもなお疑念が払拭できない場合は、いったん時間をおいて、再度考えてみることをおすすめします。
もちろん緊急の仕事の場合は聞いてしまったほうがよいかもしれません。
しかし、ある程度スケジュールにバッファがあるなら、日をおいてから再考することで、新しい着眼点が得られ、問題が解決できるかもしれません。
前任者・チェック担当者に相談する
もし自分自身では解決できないようであれば、前任者やチェック担当者（レビュアー）に状況を相談してみるのも良いでしょう。
もし自分が着任して間もないような場合や、業務の進め方や内容について理解が不十分な場合には、自分より理解のある人に相談すると、問題が解決できることがあります。
もちろんこの場合は、相談相手の時間を使ってしまうことになるので、歓迎はされないかもしれません。
しかし、十分な検討をしてなお解決できない場合には、より理解ある人に助けを求めることが、結局は効率的であったりもします。
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まとめ
変化の激しい現代において「疑うことはコスト」です。
しかし、他者の仕事に疑義を抱いてしまうような状況は完全には回避できません。
そんなときは、以下の5つを実践してみてみてください。
- 関連する文書やルールを確認する
- 同じロジックで再実施する
- 以前に同じ状況や類似例がないか確認する
- 日を置いて再度考える
- 前任者・チェック担当者に相談する
私はこれらの項目をチェックリストにして、何か困ったとにには必ず確認するようにしています。
参考記事：
チェックリストで仕事が劇的に楽になった件
これらのことを確認をすることで他の人を疑わずに済めば、余計ないざこざを回避できますし、効率的な業務運営につながります。
むやみに人を疑う前に、まずは自分自身での解決を目指しましょう。
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